• يتم إدخال العلامات خلال الفصل الواحد على فترتين: الأولى خاصة بالتعيين الأول والامتحان النصفي والثانية خاصة بالتعيين الثاني، الامتحان النهائي النظري، والامتحان النهائي العملي (إن وجد). وتكون هذه الفترات محددة من قبل دائرة القبول والتسجيل.
• في حال عقد أحد الامتحانات (الامتحان النصفي فرضا)، تقوم دائرة القبول والتسجيل بتفعيل فترة إدخال العلامات للتعيين الأول والامتحان النصفي في كافة الفروع والمراكز الدراسية.
• عند استلام عضو هيئة التدريس لأوراق الامتحان، عليه بعد تصحيحها أن يدخل العلامات على البوابة الأكاديمية وذلك خلال 72 ساعة من تاريخ عقد الامتحان. ويتم ذلك بعد دخول عضو هيئة التدريس إلى حسابه على البوابة ة ومن ثم الانتقال إلى جدول اللقاءات الأسبوعية الخاص به.
• ومن خلال شاشة جدول اللقاءات الأسبوعية، يقوم عضو هيئة التدريس بالضغط على عدد الطلاب المقابل للشعبة التي يريد إدخال العلامات لها، كما موضح في الصورة (أ)، حيث ستظهر شاشة جديدة تحتوي على قائمة بأسماء الطلاب المسجلين في هذه الشعبة وعلاماتهم المثبتة مسبقا من قبل دائرة القبول والتسجيل (إن وجدت)، كما موضح في الصورة (ب).

الصورة(أ): شاشة جدول اللقاءات الأسبوعية

•   وفي أسفل شاشة قائمة أسماء الطلاب هناك رابط بعنوان ("إدخال علامات")، وبالضغط على هذا الرابط ينتقل عضو هيئة التدريس إلى شاشة إدخال العلامات الخاصة بهذه الشعبة.

الصورة(ب): شاشة قائمة أسماء الطلاب

• بعد الدخول إلى شاشة إدخال العلامات، موضح في الصورة(ج)، إذا كان هناك فترة مفتوحة ومسموح إدخال نوع معين من العلامات، سيلاحظ عضو هيئة التدريس أن الحقول الخاصة بنوع العلامة المسموح إدخالها مفعّلة (ذات خلفية بيضاء) وأما الحقول الخاصة بالعلامات الغير مسموح إدخالها فتكون غير مفعّلة (ذات خلفية رمادية ولا يمكن تفعيل المؤشر فيها).

الصورة(ج): شاشة إدخال العلامات

• يستطيع عضو هيئة التدريس الأكاديمي البدء بإدخال العلامات للطلاب في الحقول المقابلة لكل طالب مع الأخذ بعين الاعتبار أنه إذا كان هناك علامة غير مرصودة أو متوفرة لطالب ما أو مجموعة من الطلاب، يجب ترك الحقل الخاص بهذه العلامة فارغ وعدم إدخال علامة صفر (0). وتجدر الإشارة إلى أن الطلاب المعتقلين، المنسحبين، أو الذين لهم علامات غير مكتمل لن يظهروا في هذه الشاشة، بل تتم معالجتهم مباشرة مع قسم التسجيل في الفرع أو المركز الدراسي التابع له.
• تستمر هذه العملية إلى أن يكمل عضو هيئة التدريس إدخال العلامات.
• في أسفل الشاشة هناك 3 أزرار الأول ("حفظ") والثاني ("تثبيت") والثالث ("حفظ وخروج")، ويجب على عضو هيئة التدريس أن يكون حذر عند استخدام هذه الأزرار خصوصا زر ("تثبيت").

• يتم استخدم زر ("حفظ") في حال أن عضو هيئة التدريس قام بإدخال علامات لكن لا يريد تثبيتها بل حفظها فقط وذلك لاستكمال إدخالها لاحقا أو التعديل عليها قبل تثبيتها وتسليمها لقسم التسجيل قبل انتهاء فترة الإدخال المسموح بها. ومن أجل تحقيق ذلك يقوم عضو هيئة التدريس بالضغط على زر ("حفظ") وذلك لحفظ العلامات مع إمكانية العودة إليها لاحقا لاستكمالها أو التعديل عليها وذلك قبل انتهاء فترة الإدخال المسموح بها من قبل دائرة القبول والتسجيل.
• مهم: استخدام زر ("حفظ وخروج") ضروري في حال قام عضو هيئة التدريس بإدخال علامات وأراد الخروج من الشاشة أو البوابة وذلك من أجل حفظ هذه العلامات على الخادم (Server) كي لا يفقدها وليتمكن من استرجاعها عند العودة إلى شاشة الإدخال وإتمام إدخال باقي العلامات.
• يعمل زر "حفظ وخروج" نفس عمل زر "حفظ" ولكن يستخدم هذا الزر عندما يريد عضو هيئة التدريس الخروج من شاشة إدخال العلامات حيث يعمل هذا الزر على حفظ العلامات ومن ثم الخروج من شاشة الإدخال بينما يقوم زر حفظ فقط بحفظ العلامات والعودة الى شاشة الادخال.
• إذا أراد عضو هيئة التدريس العودة إلى شعبة ما قام بإدخال علاماتها مسبقا وحفظها وذلك بهدف إتمام إدخال العلامات أو تعديلها وتدقيقها، فبإمكانه اتباع نقس الخطوات السابقة للوصول إلى شاشة الإدخال.
• في حال استكمال إدخال العلامات وذلك قبل انتهاء الفترة المحددة من قبل دائرة القبول والتسجيل لإدخال العلامات، على عضو هيئة التدريس الضغط على زر ("تثبيت")، يقوم هذا الزر بوضع العلامات في حاله "تثبيت" حيث تنقل بعد ذلك إلى نظام التسجيل في الفرع أو المركز الدراسي ليتم تدقيقها ونشرها للطلاب. ولكن يجب على عضو هيئة التدريس العلم أنه في حال تثبيت العلامات لن يكون بإمكانه التعديل أو إدخال أي علامة في هذه الشعبة وستكون جميع الحقول والعلامات في حالة عرض فقط لذلك على عضو هيئة التدريس التأكد جيدا قبل الضغط على زر "تثبيت".
• في حال إنهاء إدخال العلامات وتثبيتها، يجب على عضو هيئة التدريس تسليم كشف علامات يدوي لمنطقته أو مركزه الدراسي ليتمكن قسم التسجيل من تدقيق العلامات واعتمادها ونشرها للطلاب.
• في حال انتهاء الفترة المسموح إدخال علامات خلالها ولم يتم عضو هيئة التدريس إدخال وتثبيت علامات شعبة أو مجموعة شعب، سيقوم النظام بتثبيت العلامات المدخلة (حتى و إن لم تكن مكتملة) لتلك الشعب تلقائيا ونقلها إلى قسم التسجيل في الفرع أو المركز الدراسي ولن يكون بإمكان عضو هيئة التدريس التعديل أو إدخال علامات على هذه الشعب. وهنا يجب أيضا على عضو هيئة التدريس تسليم كشف يدوي بهذه العلامات لقسم التسجيل في منطقته أو مركزه الدراسي.
• من الضروري معرفة أنه لن يتم نقل علامات أي شعبة إلى قسم التسجيل ونشرها إلا إذا قام عضو هيئة التدريس بتثبيتها وتسليم نسخة يدوية من كشف العلامات وذلك قبل انتهاء فترة الإدخال ويجب التنويه إلى أن زر "حفظ" أو زر "حفظ وخروج" غير كافيان لنقل البيانات ونشرها بل هو فقط يعمل على حفظ العلامات ليتمكن عضو هيئة التدريس من الرجوع إليها قبل انتهاء فترة إدخال العلامات وتثبيتها وذلك بهدف التعديل واستكمال إدخال العلامات. لذلك من أجل التثبيت ونقل العلامات يجب استخدام زر "تثبيت".
• يستطيع عضو هيئة التدريس طباعة نموذج أو تقرير خاص بالعلامات التي أدخلها هو وذلك بالضغط على رابط "طباعة نموذج"  في أعلى الصفحة إلى الجهة اليمنى من جدول إدخال العلامات.

• في أعلى صفحة إدخال العلامات، و في نفس مربع معلومات المقرر، سيجد عضو هيئة التدريس بيانات حول أي فترة إدخال علامات فعالة ("نوع التقويم") والفترة الزمنية المسموح إدخال العلامات فيها. وإذا لم تكن هناك فترة إدخال فعالة ستظهر رسالة توضح ذلك.